التحسين والتطوير المستمر

 

في ظل مناخ عمل متغير ومتطور يعتبر عدم تطور أنشطة الأعمال بمثابة تراجع للخلف ، ولذلك تسعى المنشآت إلى إجراء أعمال تحسين مستمر في كل الأنشطة وبمشاركة جميع العاملين في كل الأقسام .

فقد تكون العمليات والأنشطة عند وقت تخطيطها كانت مقبولة وان هذا التخطيط كان مستهدف لفترة مؤقتة ولكنه استمر على ذلك ، أو لأي أسباب أخرى ، إلا انه في جميع الأحوال لم تتم دراسته بعد ذلك وهو ما أدى لحدوث مشاكل مما يوضح أهمية مراجعة العمل بين الحين والأخر لتطويره .

تبدأ أعمال التحسين المستمر بتطبيق مفاهيم حل المشكلات على العملية المطلوب تحسينها وذلك بدراسة وتحليل موقع المشكلة باستخدام الأسئلة المتكررة

 

التحسين المستمر وحل المشكلات

 

نبذة عن نموذج التحسين المستمر للأداء FOCUS P-D-C-A model :

نموذج أتش سي ايه HCA والمعروف بنموذج FOCUS P-D-C-A model هو نموذج أبتكره المستشفى الأمريكي المتحد Hospital Corporation of America في عام 1980م (والمستشفى معروف عالمياً بتميزه وريادته في مجال تطبيق إدارة الجودة في المجال الطبي وهو الآن جزء من اتحاد الرعاية الصحية الكولومبي) .

نموذجFOCUS P-D-C-A model عبارة عن توسع لدائرة التحسين المستمر أو ما يعرف بدائرة الجودة P-D-C-A والتي ابتكرها إدوارد ديمينغ Deming وتعرف بإسمه ويطلق عليها احياناً باسم شوهارت Shewhart .

وتشمل دائرة دائرة الجودة P-D-C-A الخطوات التالية : خطط Plan ، افعل Do ، تحقق Check ، اتخذ الخطوة المناسبة Act .

حيث قام العاملين في إدارة الجودة بالمستشفى بالدمج بين فكرة دائرة ديمينغ P-D-C-A ونموذج FOCUS الذي تتبعه في حل المشكلات وإدارة فرق العمل والتحسين المستمر، وبذلك زود الرعاية الصحية على مستوى العالم بنموذج جديد يطلق عليه FOCUS P-D-C-A ويعد اليوم ثقافة مشتركة وإطار موحد وأداة فعالة لتحسين المستمر للجودة CQI ويطبق على مستوى العالم في المجال الطبي لتحسين الأداء المستمر للقطاعات الصحية .

هذا النموذج يمكن تطبيقه في كل المجالات فهو مجرد قالب يستخدم في تنظيم آليات التحسين المستمر ويساعد على حل المشكلات وتطوير الأداء وتحسين فرص نجاح المشاريع.

وفي مايلي نبذة عن مراحل العمل في نموذج إدارة التغيير او ماىيعرف بنموذج التحسين المستمر :

FOCUS – PDCA

المرحلة الاولى ( F ) اعثر على فرصة لتحسين .

اكتشف فرصة التحسين ( مشكلات ، عيوب ، تحديات ، تمور تحتاج تطوير ، افكار ابداعية ) .

 

وراعي ان لا تنتظر حصول المشكلة بل المبادرة للعثور على فرص التحسين .

المرحلة الثانية : ( O ) تنظيم فريق عمل لاجراء التحسينات .

 

نظم فريقاً له معرفة عن العملية المعنية ( فرصة التحسين المراد تحسينها ).

المرحلة الثالثة : ( c ) توضيح المعلومات

استوضح عن المعلومات الحالية عن العملية ( فرصة التحسين ) وجمع كافة المعلومات والبيانات التي تساعد فريق التحسين في عمله .

 

المرحلة الرابعة : ( U ) تفهم اسباب الحاجة للتغيير والتحسين بدقة .

استنتج أسباب المتغيرات وأسباب الإنحراف عن المأمول بدقة عالية .

 

المرحلة الخامسة : ( S ) تحديد ما يجب تغييره وتحسينه وتطويره بدقة .

اختر عملية التحسين وحدد بدقة ما هي التغييرات والتحسينات والتطويرات التي ستتم واتفق مع الجميع عليها قبل البدء في العمل .

ثم تتم عملية التحسين المستمر من خلال تنفيذ دورة مستمرة رباعية المراحل (التخطيط ثم التنفيذ ثم مراجعة النتائج ثم اتخاذ الأفعال التصحيحية الضرورية … وهكذا) وتعرف بدورة (PDCA)  أو عجلة ديمنج أو دورة ديمنج .

عناصر دورة التحسين

و يجب مراعاة العناصر التالية عند تنفيذ هذه الدورة  :

1- التخطيط : – يجب أن يكون تحديد الأهداف مستندا على سياسة  الإدارة العليا والتي يتم تفريعها لسياسات جزئية تناسب كل قسم وكل مستوى  وظيفي وتحدد السلطات والمسئوليات ، ويجب أن تكون السياسات مستندة إلى بيانات ومعلومات دقيقة من داخل وخارج المؤسسة  وهذه المعلومات تشمل كافة العناصر الفنية والتسويقية والمالية وغيرها ، حيث يتم تصنيف هذه البيانات وتحليلها بصورة تساعد على وضع السياسات ويتم توجيه المعلومة المناسبة إلى القسم المناسب في التوقيت المناسب ويجب عدم تحديد السياسات استنادا إلى التوجهات والانفعالات الشخصية ، ويجب إن تكون السياسات محددة ولها وقت نهائي لتمام التنفيذ ويجب تحديد واختيارالوسائل اللازمة لتحقيق الأهداف من خلال وضع معايير للتشغيل وأخرى فنية وتنظيم للكوادر وتدريب الأفراد على المهام المطلوبة .

 

2- التنفيذ :-  يتم تنفيذ العمل المخطط .

 

3- فحص ومراجعة النتائج :- يتم التحقق من مدى مطابقة النتائج مع الأهداف والتعليمات ويتم  استخدام مخطط السبب والأثر في أعمال المراجعة  والتحقق وذلك لدراسة كل العناصر المؤثرة في النتائج وتستخدم التوزيعات التكرارية وخرائط المراقبة ويجب وضع نتائج مراجعة اللوطات السابقة في الاعتبار .

 

4- التصحيح (التنقيح) :- بناءا على نتائج المراجعة والتحقق يتم اتخاذ رد فعل مناسب وذلك في حالة وقوع أي انحراف عن المواصفات والتدخل  لإزالة الأسباب التي يتم اكتشافها ويجب تمرير المعلومات المستنتجة من الدراسة للخلف بدقة وبأقصى سرعة للشخص المناسب .

 

أحيانا تكون أسباب انحراف النتائج عن المعايير نتيجة لأسباب مختلفة مثل :

  • عدم وجود وعى كافي لدى العامل .
  • عدم كفاية التدريب الذي تلقاه .
  • أو أن المعايير غير ملائمة وتحتاج مهارة عالية .

والسبب الأول فقط هو مسئولية العامل والسببين الآخرين هما مسئولية الإدارة .

 

وتعتبر عجلة التطوير  بمثابة طريقة الخطوة خطوة لتنفيذ الأعمال بكفاءة حيث يتم إعداد خطة ثم تنفيذها ثم مراجعتها ثم تنقيحها ، وذلك في جميع الأنشطة ، وبصورة مستمرة .

تنبيه هام : تحتاج مرحلة التخطيط فترة زمنية كافية مما يؤدى لخفض الزمن اللازم لمرحلتي الفحص والتصحيح وبالتالي زمن الدورة الكلي .

 

  • وتعتبر الملاحظة الجيدة للعمليات والأعمال بمثابة مدخل ضروري لأنشطة التحسين .

 

العصف الذهني وحل المشكلات والتحسين المستمر

–   مرحلة العصف الذهني مرحلة ضرورية لفريق العمل المشارك فى حل أي مشكلة او دراسة تحسين .

–   يجب اختيار فريق عمل مناسب وشرح المشكلة بحيث تكون واضحة لكل أفراد الفريق .

–   تجب إتاحة الفرصة لأفراد الفريق لتوليد اكبر قدر من الأفكار قبل أي مناقشات بينية .

–   يتم ترتيب هذه الأفكار لاستبعاد الأفكار المتشابهة أو التي يري أفراد الفريق أنها غير ايجابية .

–    تتم مراجعة الأفكار واحدة واحدة لاختيار الفكرة المناسبة .

–    يجب دراسة كل الأسباب المحتملة .

وتستخدم الأدوات الإحصائية المناسبة من ( أدوات الجودة السبعة ) لأعمال التحسين المستمر وحل المشكلات .

 

قاعدة هامة   :  التجديد والتغيير والتحسين المستمر ضرورة لبقاء المؤسسات .

 

أعمال التحسين المستمر على مستوي المؤسسة .

 

تتم على أساس تقسيم الأهداف الرئيسة إلى أهداف فرعية تناسب كل قسم حسب تخصصه وداخل كل قسم تتشكل مجموعات عمل وفرق مشروعات يسند لكل منها جزء لدراسته وتطويره .

 

مثال ذلك عندما تقرر احدي الشركات خفض سعر احد منتجاتها بنسبة 10 % لظروف السوق  يبدأ كل قسم دراسة ما يتحتم عليه عمله من من تعديلات وتحسينات تمكن من تحقيق هدف المؤسسة المعلن

وعلى سبيل المثال :.

– يقوم قسم التصميم بمراجعة تصميم المنتج فيما يتعلق بالخامات أو الحجم أو الوزن أو أي عناصر يمكن أن تقلل تكلفة التشغيل أو النقل

– تقوم إدارة المشتريات بمراجعة السوق في المواد الخام الرئيسة والمعاونة ( التغليف مثلا ) .

– تقوم إدارة العمليات بمراجعة خطوات إنتاج هذا المنتج ومراجعة خرائط التدفق وتبسيط العمل قدر الإمكان .

– تقوم إدارة التشغيل بمراجعة الأدوات والمعدات التي تستخدم لهذا المنتج (نوعها و معدل استهلاكها للطاقة ) ومراجعة عدد الأفراد وتدريبهم

 

قاعدة هامة   :  تقوم أنشطة القياس المقارن لأفضل الممارسات بدور هام في تنشيط أعمال التحسين والابتكار  .

 

إعادة الهندسة والتحسين المستمر .

إعادة الهندسة  هي تغيير جوهري – استثمار كبير – تشمل الأفراد

والتخطيط والتكنولوجيا __ بناء جديد على مستوى (تدخل وإشراف الإدارة العليا)

 

التحسين المستمر:

هو تغيير محدود –  استثمار اقل  – يشمل الأفراد والعمليات – تحسين الموجود -على مستوى الوحدة

( وأحيانا المؤسسة) – لا يتطلب عادة تدخل الإدارة العليا


 

المصدر:” كتاب إدارة الجودة في7 أيام فقط”

المؤلف: “د/وليد صلاح الدين”

الناشر: “أخصائية التربية الخاصة رويدا عريشة”